BÀI 1 - TỰ HỌC MICROSOFT WORD

NHỮNG THIẾT LẬP BAN ĐẦU KHI LÀM VIỆC VỚI MICROSOFT WORD (2007, 2010, 2013)

Bài viết hướng dẫn dưới đây được dựa trên word 2013, với word 2007 và 2010 các bạn thực hiện tương tự, bởi 3 phiên bản có giao diện về cơ bản là giống nhau, nếu có sự khác biệt tôi sẽ có chú ý cho các bạn.

       1. Các thiết lập cơ bản trong “word options”.

-  Để thiết lập word options ta click vào nút file ở góc trái màn hình (với word 2007 thì là nút ) sao đó chọn options (word 2007 là word options)

+    Đầu tiên là thẻ “save”, thẻ này sẽ thực hiện những cài đặt chung cho việc lưu một văn bản được soạn thảo.

Ở thẻ này mọi các thiết đặt mặc định về cơ bản là ổn, chỉ có điểm mình đánh dấu mình nghĩ nên thay đổi để tiện cho làm việc.

Thứ nhất, chức năng “Save AutoRecover information every”. Với chức năng này word sẽ tự động lưu những nội dung văn bản mà bạn tạo ra trong mỗi khoảng thời gian cài đặt, điều này rất có ích trong trường hợp các bạn đang làm việc mà bỗng dung mất điện, hoặc vì lý do nào đó máy tính bỗng nhiên bị treo hoặc sập… khi các bạn bật lại word sẽ xuất hiện một bảng các nội dung gần nhất mà bạn đã gõ ra, và bạn chỉ cần click lựa chọn là có thể khôi phục những gì mình đã làm. Mặc định word sẽ lưu nội dung sau mỗi 10 phút, ở đây mình cài đặt là 5 phút, tùy theo ý thích mà các bạn cài đặt cho phù hợp.

Thứ hai, đó là “default local file location” Đây là nơi lưu văn bản của word mặc định là trong thư mục My document trong ổ C, các bạn cũng có thể thay đổi phù hợp với mình.

+  Tiếp theo, là thẻ “Advanced”

Trong thẻ này mọi thiết đặt mặc định đều ổn, duy có phần “Show measurement in unit of” – tức là đơn vị đo (kích thước lề, tab đầu dòng…), mặc định ở đây là đơn vị Inch (2,545cm), ta nên đổi về đơn vị centimeters, bởi Việt Nam ta dùng đơn vị đo hệ SI (hệ mét). Khi đó sau này các bạn có cài đặt lề cho bài thảo luận hay tab đầu dòng thì đơn vị hiển thị sẽ là “cm” dễ dàng cho thiết đặt hơn.

   Đối với các thiết đặt mà mình không nhắc tới trong word options bởi vì theo mình mặc định đã là tốt rồi ta không cần thiết phải thay đổi làm gì, bạn nào có thắc mắc gì về các phần mà mình chưa nhắc tới cứ liên hệ với mình chúng ta cùng trao đổi.

2.      Thiết đặt cỡ chữ, font chữ

Để thực hiện cài đặt này, các bạn chỉ cần thực hiện click chuột ngay trên thẻ home, nhưng đó là cách nhanh và chưa phải là các nâng cao. Sau đâu mình hướng dẫn thiết đặt font, cỡ chữ mặc định luôn cho những lần làm việc sau không phải mất công thiết đặt lại.

+   Ở thẻ home bạn click vào chỗ mình đánh dấu đỏ hoặc gõ tôt hợp phím “Ctrl+D”. 
 

+        Khi đó sẽ hiện ra cửa sổ “font” sau:

 

+   Các bạn thiết đặt font chữ, cỡ chữ “Size” và kiểu chữ “font style”. Ở đây mình đặt font chữ Time new roman, cỡ chữ 13. Rồi sau đó chọn “Set As Default” (word 2007 chỉ là "default" thôi)

     Sau đó bạn chọn “All documents based on the Nomal.dotm template?” để lưu cho thiết đặt font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ mặc định mỗi khi bạn bật word lên làm việc, ko mất công cài đặt lại. (trong word 2007 thì nó sẽ hiện bảng hỏi khác một chút, các bạn chịu khó đọc rồi dịch ra sẽ hiểu yêu cầu thôi – nói chung cứ yes đi. J).

3.      Cách lưu văn bản (recommend)

Khi bạn thực hiện soạn thảo văn bản xong ta sẽ phải lưu lại, khi bạn lưu một văn bản mới khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ “Save as”:

Mặc định định dạng lưu sẽ là “.docx” đối với word 2007 trở về sau. Nếu văn bản bạn chỉ làm ra cho mình sử dụng không phải gủi cho ai hết, bạn chỉ việc gõ tên mình muốn ở “file name” chọn nơi lưu rồi ấn “save”. Nhưng mọi chuyện sẽ trở nên phức tạp hơn nếu bạn phải gửi file cho người khác, mà mọi người có thể dùng các phiên bản office khác nhau từ 07 dến 13, khi đó sẽ có thể xảy ra các rắc rối sau:

Thứ nhất nếu người bạn gửi file word dùng office 2003 họ sẽ không đọc được file “.docx” của phiên bản 2007 trở về sau. (Hay xảy ra nếu bạn gửi cho những người đã lớn tuổi, kể cả các giảng viên.”

Thứ hai, còn mội rắc rối nữa đó là các văn bản soạn thảo trên word 2007 dến 2013 đều lưu dưới định dạng “.docx” nhưng bản 2007 nếu đọc văn bản của 2010 và 2013 làm ra thì sẽ xảy ra hiện tượng mất hết khoảng trắng như sau:

Điều này gây ra rất nhiều phiền toái với người nhận file nếu họ không có kiến thức tốt về tin học.

Vì vậy mình có lời khuyên với các bạn sử dụng Word 2010 hoặc 2013 khi lưu văn bản nên lựa chọn lưu dưới dạng “.doc” tức là trong của sổ “Save as type” mà tôi đã nêu trên bạn chọn “Word  97-2003 document (*.doc)” mà tôi đã đánh dấu ở trên. Làm như sẽ giải quyết các rắc rối mà minh đã nêu ở trên, còn thể hiện bạn là một người chuyên nghiệp.