Quy trình thanh toán L/C đối với nhà Nhập khẩu.

Tín dụng chứng từ (còn gọi là L/C) là một phương thức thanh toán quốc tế có thể nói là phổ biến nhất hiện nay. Đây là hình thức thanh toán mà theo đó ngân hàng thay mặt nhà Nhập khẩu cam kết (honour) với nhà Xuất khẩu/Người cung cấp hàng hóa sẽ trả tiền trong thời gian quy định nếu người Xuất khẩu/Người cung cấp hàng hóa xuất trình bộ chứng từ phù hợp (complying presentation) theo quy định của Thư tín dụng – L/C được mở theo yêu cầu của người nhập khẩu.

Để quá trình thanh toán theo L/C diễn ra thành công đòi hỏi mỗi bên tham gia phải nắm rõ quy trình, các tập quán, các chuẩn mực thanh toán quốc tế (hiện hàng có thể kể đến UCP600 và ISBP745). Sau đây người viết xin đưa ra những điều cơ bản trong quy trình của một L/C thương mại thông thường đối với nhà nhập khẩu

I. Quy trình thanh toán L/C

1). Người nhập khẩu dựa vào hợp đồng mua bán ngoại thương ký với người xuất khẩu làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng của mình (ngân hàng phát hành – Issuing Bank), yêu cầu Ngân hàng này mở L/C cho người xuất khẩu hưởng.

(2). Theo đơn xin mở L/C, Ngân hàng phục vụ người nhập khẩu mở một L/C (phát hành L/C) cho người xuất khẩu hưởng. Ngân hàng này chuyển bản chính L/C cho ngân hàng xuất khẩu (Ngân hàng thông báo - Advising Bank.)

(3). Ngân hàng xuất khẩu xác nhận L/C bằng văn bản và gửi bản chính L/C cho người xuất khẩu.

(4). Căn cứ vào nội dung của L/C, Người xuất khẩu thực hiện giao hàng cho người nhập khẩu.

(5). Sau khi hoàn tất việc giao hàng, người xuất khẩu phải hoàn chỉnh ngay bộ các chứng từ hàng hoá và hối phiếu gửi về ngân hàng phục vụ mình, yêu cầu ngân hàng này trả tiền cho bộ chứng từ đó.

(6). Ngân hàng thông báo nhận được bộ chứng từ. Kiểm tra kỹ nội dung các chứng từ đó nếu thấy phù hợp thì ngân hàng thanh toán (hoặc chấp nhận chiết khấu theo những điều khoản của L/C).

(7). Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ thanh toán cho Ngân hàng phục vụ người nhập khẩu.

(8). Ngân hàng phục vụ người nhập khẩu (Ngân hàng phát hành L/C) sau khi nhận đựơc bộ các chứng từ từ Ngân hàng thông báo chuyển đến, tiến hành kiểm tra kỹ các chứng từ này, nếu thấy đáp ứng được những yêu cầu của L/C, thì chuyển tiền trả cho Ngân hàng thông báo.

(9). Ngân hàng phát hành L/C thông báo cho người nhập khẩu biết đã trả tiền cho người xuất khẩu, đồng thời yêu cầu người nhập khẩu hoàn lại số tiền này, sau đó Ngân hàng phát hành L/C trao người nhập khẩu bộ chứng từ để làm căn cứ nhận hàng.

II.     Phân tích chi tiết quy trình đối với nhà nhập khẩu

1. Yêu cầu mở L/C

1.1.           Nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C

Khi thỏa thuận ký kết hợp đồng thương mại, hai bên mua bán đã thỏa thuận sử dụng phương thức thanh toán L/C. Nhà nhập khẩu đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu mở L/C. Để được ngân hàng chấp nhận mở L/C thì nhà nhập khẩu phải có nguồn vốn đảm bảo thanh toán bằng L/C. Vốn bảo đảm này có thể là vốn tự có của chính nhà nhập khẩu, khi đó nhà nhập khẩu sẽ dùng tiền của mình để ký quỹ mức ký quỹ có thể là 100% giá trị của L/C hoặc thấp hơn tùy thuộc vào uy tín, hạn mức cùa nhà nhập khẩu. Vốn đảm bảo có thể là vốn vay từ chính ngân hàng mở L/C, để có được khoản vay này phải kết hợp với bộ phận tín dụng của Ngân hàng phối kết hợp, tất nhiên là khách hàng phải có tài sản đảm bảo. Và đặc biệt theo lý thuyết nguồn vốn đảm bảo này có thể không cần thiết do mối quan hệ hết sức đáng tin cậy của nhà nhập khẩu với ngân hàng, điều này gần như không có trong thực tế, bời hoạt động ngân hàng vô cùng rủi ro.

1.2.           Đơn yêu cầu mở L/C

Đơn yêu cầu mở L/C này do nhà nhập khẩu lập và gửi cho ngân hàng phát hành. Để thuận tiện, tránh sai sót đơn yêu cầu mở L/C này thường có mẫu sẵn theo tiêu chuẩn của ICC và của Tổ chức SWIFT quốc tế, nhà Nhập khẩu chỉ cần điền các thông tin cần thiết. Vì ngân hàng mở L/C theo yêu cầu của người mua, do vậy nhà nhập khẩu nên xem xét kỹ nội dung của hợp đồng để đảm bảo khi đưa vào L/C không bị mâu thuẫn vì nếu có mâu thuẫn tức là người mua vi phạm hợp đồng.

Sau khi hoàn chỉnh đơn yêu cầu phát hành L/C, thông thường nhà nhập khẩu cần xuất trình tại NH các giấy tờ sau:

– Thư yêu cầu phát hành L/C (theo Mẫu )

– Một bản sao Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng.

– Một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu (đối với khách hàng giao dịch lần đầu)

– Văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ Thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng nhập khẩu có điều kiện).

Sau khi xem xét nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của khách hàng, Ngân hàng sẽ quyết định việc phát hành L/C.

2.      Kiểm tra nội dung của L/C

Sau khi L/C được phát hành, một bản sao của nó sẽ được ngân hàng phát hành gủi đến cho nhà nhập khẩu. Khi đó nhà nhập khẩu sẽ kiểm tra nội dung của L/C có phù hợp với hợp đồng thương mại cũng như với đơn yêu cầu mở L/C trước đó hay không, đồng thời thông báo cho ngân hàng những sai lệch nếu có.

3.      Sửa đổi L/C

Nếu nhà nhập khẩu có nhu cầu sửa đổi L/C, họ phải xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có).

4.      Kiểm tra chứng từ

Sau khi nhà nhập khẩu xuất trình chứng từ, chứng từ được gửi tới ngân hàng phát hành, Nhà nhập khẩu sẽ nhận bộ chứng từ giao hàng theo L/C tại trụ sở ngân hàng. Sau khi nhận chứng từ nhà nhập khẩu cần kiểm tra đối chiếu giữa nội dung L/C với các chứng từ nhận được, trường hợp có những khác biệt giữa L/C với chứng từ trong vòng 03 ngày làm việc Nhà nhập khẩu cần thông báo gấp cho ngân hàng để khiếu nại ngân hàng nước ngoài.

Ngân hàng giao chứng từ khi Nhà nhập khẩu chấp nhận thanh toán bộ chứng từ và các chi phí liên quan (nếu có).

5.      Yêu cầu phát hành bảo lãnh/Ủy quyền nhận hàng theo L/C

Để đảm bảo an toàn cho ngân hàng phát hành, L/C thường quy định vận đơn phải được lập theo lệnh của ngân hàng phát hành hoặc chỉ đích danh người nhận hàng là Ngân hàng. Khi hàng hóa đến trước, vận đơn đến sau để đảm bảo kịp thời vụ kinh doanh nhà nhập khẩu thường yêu cầu ngân hàng phát hành bảo lãnh/Ủy quyền nhận hàng. Ngân hàng thực hiện phát hành bảo lãnh nhận hàng khi chưa có vận đơn gốc hoặc phát hành thư uỷ quyền nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn để Quý khách có thể nhận hàng theo L/C.

Điều kiện thông thường để Ngân hàng phát hành Thư bảo lãnh – Thư uỷ quyền nhận hàng, ký hậu vận đơn gốc:

Nhà nhập khẩu cần ký quỹ 100% trị giá hóa đơn, hoặc ủy quyền cho Ngân hàng khoanh số tiền tương ứng trên tài khoản tiền gửi hoặc ghi nợ tài khoản tiền vay khi thanh toán và tuỳ từng trường hợp nhà nhập khẩu cần xuất trình những giấy tờ sau:

– Phát hành Thư bảo lãnh nhận hàng: khách hàng phải có Thư yêu cầu phát hành bảo lãnh (theo mẫu) kèm 01 bản sao vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không và 01 bản sao hoá đơn do người xuất khẩu gửi trực tiếp.

– Phát hành Thư uỷ quyền nhận hàng: khách hàng phải có Thư yêu cầu phát hành Uỷ quyền nhận hàng (theo mẫu) kèm 01 bản gốc vận đơn hàng không ghi người nhận hàng là NH kèm 01 bản sao hoá đơn.

– Ký hậu vận đơn đường biển: khách hàng phải có Thư yêu cầu ký hậu vận đơn (theo mẫu) kèm 01 bản gốc vận đơn đường biển và 01 bản sao hoá đơn.

6.      Thanh toán

NHPH sẽ trích tiền từ tài khoản đã được chỉ định của nhà nhập khẩu để thanh toán cho ngân hàng nước ngoài theo quy định của L/C khi nhận được bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C

III.            Một số lưu ý đối với người yêu cầu mở L/C

Trước khi mở L/C, người mua cần thỏa thuận cụ thể với người bán về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình để tránh những tranh chấp xảy ra trong quá trình thanh toán sau này.

Người mua phải nhận thức rằng L/C không phải là hình thức thanh toán an toàn tuyệt đối vì ngân hàng chỉ giao dịch trên chứng từ chứ không biết đến hàng hóa. Nếu chứng từ phù hợp với các điều kiện, điều hoản của L/C thì người mua phải trả tiền mặc dù hàng hóa đã giao không đúng với hợp đồng.

Đảm bảo nội dung của L/C đúng với hợp đồng đã quy định, các điều kiên của L/C phải rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu, không nên đưa vào nội dung của L/C các điều khoản quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp.

Khi có nghi ngờ trong quá trình giao dịch nhà nhập khẩu phải thông báo ngay cho ngân hàng để phối kết hợp xử lý.

Nhà nhập khẩu cần lưu ý các điều kiện đảm bảo tiền tệ nhằm tránh các rủi ro về biến động tỷ giá.

Người mua phải nên tìm hiều tập quán, các chuẩn mực thanh toán L/C đặc biệt là UCP, ISBP không nên quá ỷ nại phó mặc cho ngân hàng.

Đặc biệt, khi đàm phán ký kết hợp đồng, khi yêu cầu mở L/C người mua nên đề nghị có sự tư vấn của Ngân hàng. Với kiến thức nghiệp vụ, kinh nghiệm của mình chắc chắn ngân hàng sẽ đưa ra những tư vấn hợp lý giúp cho giao dịch thành công hơn. Đây chính là điều dường như chưa thực sự được chú trọng ở Việt Nam, khi mà người ta còn ngại công khai thông tin một mặt do sự chưa minh bạch trong kinh doanh cùa nhà Nhập khẩu cũng như sự chưa đảm bảo bí mật thông tin từ phía các ngân hàng Việt Nam....

Tham khảo: Blog Mr. OldMan, Thanhai.wordpress.com...